Face aux multiples responsabilités qu’ils doivent assumer, les cabinets médicaux délèguent aujourd’hui une grande partie de leurs services. Le secrétariat en fait partie, et permet de jouir d’une panoplie d’atouts. Il en découle ainsi une meilleure efficacité, car les professionnels peuvent désormais se concentrer sur leur cœur de métier. Le temps qu’ils pourraient accorder à leurs patients est plus conséquent, améliorant ainsi la réputation des cabinets. Pourquoi devriez-vous également déléguer votre secrétariat médical ?

1.      Gagner énormément de temps

En décrochant tous les appels téléphoniques, les praticiens accordent moins de temps et d’attention à leurs patients. D’ailleurs, la sonnerie récurrente du standard téléphonique peut perturber les rendez-vous médicaux. Externaliser ce service est le meilleur moyen de gagner du temps sur de nombreux plans. Aujourd’hui, plusieurs entreprises proposent des services de secretariat medical externalisé. En plus des appels, ces prestataires sont également en mesure de gérer vos rendez-vous professionnels.

Selon vos disponibilités, vous pourriez aussi leur indiquer les entrevues avec les patients à annuler ou déplacer. En éliminant ces tâches de leur quotidien, les médecins pourront se consacrer à d’autres occupations qui requièrent leur expertise. Ceux qui le souhaitent bénéficieront par la même occasion de journées moins fastidieuses. Est-il possible de déléguer le secrétariat malgré la présence d’un prestataire en interne ? Bien sûr, à condition de lui indiquer les missions spécifiques à remplir.

2.      Mieux étoffer la patientèle

Ne pas être réactif pour répondre aux appels téléphoniques risque de vous faire perdre de nombreux patients. Dans le même temps, vous ne serez pas en mesure d’apporter des réponses aux problèmes de l’appelant. Autrement dit, votre cabinet médical enregistrera des pertes sur tous les plans. Face aux situations urgentes, les patients n’auront pas d’autre choix que celui de contacter un second professionnel de santé. Comment pouvez-vous éviter d’en arriver là ?

La meilleure chose à faire consiste à déléguer les tâches relatives à votre secrétariat médical à un prestataire qualifié. Cela vous aidera à mieux développer votre patientèle, en limitant les frustrations que pourraient ressentir vos patients habituels. Le seuil de satisfaction de votre cabinet médical sera élevé, ce qui aura ensuite un impact sur la renommée de votre établissement.

3.      Optimiser l’espace disponible

Pour avoir un secrétariat en interne, vous devez allouer un bureau à la personne qui remplira cette fonction. Jouer la carte de l’externalisation permettra de s’affranchir de cette contrainte. L’espace libéré peut ainsi être dédié à d’autres tâches plus importantes au sein du cabinet. Autrement dit, le télésecrétariat médical permet d’optimiser la superficie de vos locaux. Vos patients auront alors droit à un espace d’accueil plus conséquent. Lorsque cela est possible, vous pourriez utiliser cette pièce pour les tâches administratives au sein du cabinet.

4.      Bénéficier d’une disponibilité constante

Les professionnels qui travaillent dans le secteur médical bénéficient aussi de congés et jours de repos. Durant ces périodes, il n’y a généralement personne pour répondre au téléphone. Externaliser le secrétariat médical offre aux praticiens la jouissance en toute tranquillité de leurs moments de relaxation. Il en découle moins de stress, puisqu’un prestataire à distance se charge de répondre aux appels entrants et messages pendant cette période.

À votre retour de vacances, il sera possible de prendre connaissance de l’historique de ces données pour agir en fonction. Tout ce que vous aurez à faire sera de contacter les patients concernés, afin de leur fixer un rendez-vous dans les meilleurs délais.